Rollen und Rechte
Eine klare Rolle für jedes Mitglied.
Bestimmen Sie, wer die Korrespondenz vorbereitet, Sendungen genehmigt und die Berichte Ihres Arbeitsbereichs liest.
Aktualisiert am 2. Oktober 2026
Vier Rollen. Ein Arbeitsbereich.
Wer bereitet vor, wer gibt frei, wer verfolgt den Fortschritt: entdecken Sie die Rollen Ihres Teams.
Filmtext lesen
Sehen wir uns die vier Rollen in guteneo und ihre Rechte an. Der Administrator verwaltet den Arbeitsbereich. Er bereitet Sendungen vor, genehmigt sie und liest die Berichte. Der Supervisor bereitet Sendungen vor. Die Rechte zur Genehmigung und zum Lesen der Berichte werden separat vergeben und sind standardmäßig deaktiviert. Der Sachbearbeiter importiert Dokumente und bereitet Sendungen vor. Er darf sie nicht genehmigen. Der Beobachter liest Dokumente, Empfänger und Versandstatus. Er ändert keine Daten im Arbeitsbereich und genehmigt keine Sendungen. Im normalen Ablauf genehmigt eine berechtigte Person den Versand im Browser.
Die vier Rollen
- Administrator
- Verwaltet den Arbeitsbereich, Mitglieder, Abrechnung und Delegierungen. Bereitet Sendungen vor, genehmigt sie und liest alle Berichte.
- Supervisor
- Bereitet Dokumente und Sendungen vor. Der Administrator legt Genehmigungsrechte und Berichtszugriff getrennt fest.
- Sachbearbeiter
- Importiert Dokumente und bereitet Sendungen vor. Ein Administrator oder berechtigter Supervisor muss sie genehmigen.
- Beobachter
- Liest Dokumente, Empfänger und Sendungsverfolgung des Arbeitsbereichs, ohne Änderungen vorzunehmen.
Jede Person hat in jedem Arbeitsbereich eine eigene Rolle. Alle Rollen haben Zugriff auf Dokumente, Empfänger und Sendungsverfolgung: Die Rolle Beobachter verbirgt keine sensiblen Inhalte.
Rechte des Supervisors
Zwei unabhängige, standardmäßig deaktivierte Optionen passen diese Rolle an Ihr Team an.
- Anfragen genehmigen und ablehnen
- Erlaubt die Prüfung und Übertragung von Post-PDFs, die Genehmigung von Inhalt und Kosten, die Versandbestätigung sowie die Stornierung vor der Übergabe an den Dienstleister. Eine Genehmigung kann einen Versand auslösen und Guthaben verbrauchen.
- Berichte lesen
- Ermöglicht den Zugriff auf Gesamtkennzahlen und Verbrauchsdetails. Diese Option gewährt keinen Zugriff auf Rechnungen, Zahlungen oder Mitgliederverwaltung.
Ohne diese Optionen bereitet ein Supervisor Sendungen wie ein Sachbearbeiter vor. Nur Berichte erlauben die Aktivitätskontrolle ohne Versandfreigabe; nur Genehmigung erlaubt die Freigabe von Anfragen ohne Berichtszugriff.
Eine Rolle wählen und ändern
Wer einen Arbeitsbereich erstellt, wird dessen Administrator. Danach können Mitglieder per E-Mail-Adresse oder CSV eingeladen, Empfänger und Rolle geprüft und die Einladungen gesendet werden. Eingeladene treten bei, indem sie mit der bestätigten Adresse, die ihren persönlichen Link erhalten hat, ein Konto erstellen oder sich anmelden.
Wählen Sie Beobachter zum Lesen, Sachbearbeiter zur Vorbereitung und Supervisor für Genehmigungen oder Berichte. Vergeben Sie Administrator nur an Personen, die den Arbeitsbereich tatsächlich verwalten.
Öffnen Sie im Arbeitsbereich Verwaltung → Mitglieder des Arbeitsbereichs. Wählen Sie die Rolle, stellen Sie die beiden Supervisor-Optionen ein und speichern Sie. Geänderte Rechte trennen Sitzungen und Assistenten des Mitglieds; eine erneute Anmeldung ist erforderlich. Der letzte Administrator kann seine Rolle nicht abgeben.
Bestehende Sachbearbeiter behalten die Vorbereitung, müssen die Genehmigung aber künftig einem Administrator oder berechtigten Supervisor überlassen. Der Berichtszugriff muss ebenfalls ausdrücklich über die Rolle Supervisor vergeben werden.
Assistenten und Grenzen
Assistentenverbindungen bleiben durch die aktuellen Mitgliedsrechte und die Berechtigungen der Verbindung begrenzt. Ein Assistent kann weder Rollen ändern noch sich selbst eine Delegierung erteilen.
Der Expertenmodus bleibt getrennt: Nur ein im Browser angemeldeter Administrator kann einer eigenen Verbindung ein zeitlich begrenztes Mandat erteilen. Das Genehmigungsrecht eines Supervisors erlaubt kein solches Mandat.
Eine Rolle aktiviert keinen Versandkanal. Die Prüfungen von Dokument, Empfänger, Kosten und Dienstleister gelten weiterhin. Anfragen lassen sich nur vor der Übergabe an den Dienstleister stornieren; bereits versandte Post kann nicht zurückgerufen werden.
Die Abrechnung bleibt Administratoren vorbehalten. Eine eigene Buchhaltungsrolle oder benutzerdefinierte Rollen werden derzeit nicht angeboten.