Ihre Daten, Ihre Rechte.
Die von Guteneo verwendeten Daten, ihre Empfänger, ihre Aufbewahrung und die Möglichkeiten, Ihre Rechte auszuüben.
Aktualisiert am 23. Oktober 2026
Wer Ihnen antwortet
Nicolas Pieper ist Verantwortlicher für die zum Betrieb von Guteneo erforderliche Verarbeitung: Konten, Zugriffe, Vorbereitung und Nachverfolgung von Sendungen, Sicherheit und Support. Sie erreichen ihn unter guteneo@pieper.fr, oder per Post an 59 rue du général de Gaulle, 57330 Hettange-Grande, Frankreich.
Diese Richtlinie gilt für die Website und den Dienst Guteneo, einschließlich der Verbindungen zu Assistenten. Wenn eine Organisation Ihnen Zugang zu ihrem Konto gewährt oder Ihre Kontaktdaten in einem Dokument angibt, bleibt sie für die Zwecke dieser Nutzung verantwortlich. Sie ist Ihr erster Ansprechpartner für die Inhalte, die sie dem Dienst anvertraut. Wir können Ihnen helfen, die betreffende Anfrage zu identifizieren.
Die verwendeten Daten
- Konto und Verbindungen: Identität und E-Mail-Adresse, Kontozugehörigkeit, Rolle, Verbindungen zu Assistenten, Berechtigungen, Sitzungen und etwaige Delegationsmandate.
- Dokumente: Auf Ihre Anfrage übermittelte oder importierte PDF-Dateien, Name, Größe, Seitenzahl, Dateifingerabdruck und Prüfergebnisse. Auch Inhalte zur PDF-Erstellung, deren Renderings und angeforderte Seitenbilder können verarbeitet werden.
- Sendungen: Absender, Empfänger, Kanal, Optionen, Angebot, Kostenobergrenze, verwendete Freigabe oder Delegation, Status, Ereignisse und Anbieterreferenz.
- Betrieb: Guthaben und Reservierungen, Verbrauch, Zugriffs- und Sicherheitsprotokolle, technische Verbindungsdaten und Supportaustausch.
Der Arbeitsbereich kann auch von Ihnen bereitgestellte CSV-, XLSX-, XML-, JSON- oder Word-Quellen, deren Profile und Beispieldaten, Vorlagen, Feldzuordnungen, Generierungsdaten und Verteilungsmanifeste verarbeiten. Wenn PDF/UA- oder PDF/A-Diagnosen verfügbar sind, sind die Berichte mit dem genauen Dokument und seinem Fingerabdruck verknüpft. Diese Informationen dienen den von Ihnen angeforderten Erstellungen, Prüfungen und Abfragen; sie können Ihrem Assistenten entsprechend seinen Berechtigungen zurückgegeben werden.
Diese Daten stammen von Ihnen, autorisierten Kontomitgliedern, dem verbundenen Assistenten oder dem Anbieter, der einen Status zurückmeldet. Guteneo erhält die an seine Werkzeuge übermittelten Parameter und Dateien. Die Verbindung mit einem Assistenten gewährt keinen Zugriff auf Ihre gesamte Unterhaltung. Die an diesen Assistenten zurückgegebenen Informationen werden diesem Dienst jedoch nach seinen eigenen Regeln zugänglich.
Die zur Authentifizierung benötigten Kontodaten und die für den Versand erforderlichen Informationen sind für diese Funktionen unerlässlich. Ohne sie können Anmeldung oder Versand nicht abgeschlossen werden. Geben Sie nur erforderliche Daten an und stellen Sie sicher, dass Sie Dokumente und Kontaktdaten Dritter verwenden dürfen.
Übermitteln Sie in ChatGPT- und Codex-Abläufen keine PCI-DSS-pflichtigen Zahlungskartendaten, geschützten Gesundheitsinformationen, staatlichen Identifikationsnummern, Authentifizierungsgeheimnisse oder sensiblen personenbezogenen Daten. Diese Grenze gilt für Dokumente, Nachrichten, Vorlagen und Datensätze, auch wenn sie bereits gespeichert sind. Eine Virenprüfung filtert diese Kategorien nicht.
Warum und auf welcher Grundlage
Die Kontoerstellung und die von Ihnen angeforderten Funktionen beruhen auf der Erbringung des Dienstes: Dokument importieren und prüfen, Angebot erstellen, Genehmigung einholen, Sendung übermitteln und deren Verlauf bereitstellen.
Die Verhinderung von Missbrauch, der Schutz von Zugängen, die Diagnose von Vorfällen und die Aufbewahrung benötigter Nachweise bei Streitigkeiten beruhen auf dem berechtigten Interesse, einen sicheren Dienst zu betreiben und die Rechte der Betroffenen zu verteidigen. Bei vom Nutzer bereitgestellten Empfängerkontaktdaten umfasst dieses Interesse die Beförderung seiner autorisierten Korrespondenz. Sie können dieser Verarbeitung unter den gesetzlich vorgesehenen Voraussetzungen widersprechen.
Anträge zur Ausübung von Rechten und geltende gesetzliche Verpflichtungen werden zur Erfüllung dieser Pflichten bearbeitet. Eine Versandfreigabe oder ein technisches Mandat ist keine allgemeine Einwilligung zur Wiederverwendung Ihrer Daten für andere Zwecke.
Prüfungen von Dokumenten, Berechtigungen, Guthaben und Zielen können einen Vorgang automatisch blockieren. Sie können den Support um eine Erklärung bitten. Guteneo verwendet diese Prüfungen nicht zur Erstellung eines Werbeprofils.
Mit wem Daten geteilt werden
Autorisierte Mitglieder Ihres Kontos greifen entsprechend ihren Berechtigungen auf Informationen zu. Der Herausgeber kann die für Support, Sicherheit und Betrieb erforderlichen Informationen verarbeiten. Dienstleister werden nur für die betreffenden Funktionen eingesetzt:
- Cloudflare : Hosting von Website und Dienst, Datenbank, Dateispeicherung, technische Verarbeitung und Sicherheit.
- Auth0 : Authentifizierung und Verwaltung der Anmeldung.
- Telnyx : Dokument und erforderliche Angaben für ein Fax, wenn dieser Kanal verfügbar und der Versand autorisiert ist.
- Pingen und die betreffenden Postbetreiber: Vorbereitung, Druck und Beförderung von Briefpost. Ein Entwurf kann vor dem Versandauftrag an Pingen übertragen werden. Dafür ist eine gesonderte Genehmigung erforderlich.
- Optionale KI-Hilfe im Arbeitsbereich: wenn ein Administrator sie aktiviert und diese Übertragung genehmigt hat, kann OpenAI begrenzte Auszüge der Daten oder Vorlage, ihre Struktur und Ihre Anweisung erhalten, um den gewünschten Vorschlag zu erstellen. Die Anfrage verwendet store:false; dies bedeutet nicht, dass der Anbieter keine Daten aufbewahrt. Diese Hilfe ist von Ihrem verbundenen Assistenten getrennt und löst keinen Versand aus.
- Ihr verbundener Assistent, zum Beispiel ChatGPT: Werkzeugergebnisse, Metadaten, angeforderte Dokumentinhalte oder Seiten entsprechend den erteilten Berechtigungen.
Der endgültige Empfänger erhält selbstverständlich die autorisierte Korrespondenz. Der E-Mail-Versand über Guteneo und der Kauf von Guthaben sind in dieser Beta-Version nicht verfügbar.
Die Datenbanken und Dokumentspeicherung von Guteneo nutzen die Optionen für europäische Gerichtsbarkeit von Cloudflare. Dies garantiert nicht, dass sämtliche Verarbeitung durch Cloudflare, Auth0, Versanddienstleister oder den Assistenten in der Europäischen Union bleibt. Ihre Mitwirkung kann andere Länder, insbesondere die USA, betreffen. Für Informationen über die für Ihre Nutzung geltenden Orte und Übermittlungsgarantien sowie verfügbare Angaben zu diesen Garantien wenden Sie sich an guteneo@pieper.fr. Eine vollständig europäische Datenverarbeitung wird nicht zugesagt.
Wie lange Daten bleiben
Von Guteneo gespeicherte PDFs: Ihre automatische Löschung wird 90 Tage nach der Erstellung möglich. Sie erfolgt bei einem Wartungslauf, wenn keine zugehörige Sendung mehr läuft oder ungeklärt ist. Eine offene Sendung kann die Aufbewahrung daher verlängern. Dieser Mechanismus garantiert keine minutengenaue oder taggenaue Löschung. Bewahren Sie Ihr eigenes Original auf.
Die Dateilöschung entfernt nicht automatisch sämtliche Metadaten oder den Versandverlauf. Referenzen, Status, Freigaben, Guthabenbewegungen und Prüfprotokolle werden aufbewahrt, um Vorgänge zu verwalten, Anfragen zu beantworten und bei Streitigkeiten den Ablauf festzustellen. Ihre Notwendigkeit wird bei einem Löschungs- oder Schließungsantrag geprüft: Nicht mehr benötigte Daten werden gelöscht oder anonymisiert. Eine geltende Verpflichtung, ein ungeklärter Vorgang oder ein Rechtsstreit kann eine Aufbewahrung rechtfertigen, die auf die betroffenen Daten und die erforderliche Dauer begrenzt ist.
Datenquellen und ihre Profile können nach 30 Tagen gelöscht werden, sofern kein zugehöriger Generierungsauftrag mehr wartet oder läuft. Word-Originale können nach 30 Tagen gelöscht werden. Daten pro Datensatz und Zwischenartefakte der Generierung können nach 90 Tagen gelöscht werden, sobald die Generierung beendet ist. Die Wartung führt diese Löschungen stapelweise aus; erzeugte PDFs unterliegen den Aufbewahrungsregeln für PDFs.
Vorlagen, veröffentlichte Versionen, Feldzuordnungen, Manifeste und Diagnoseberichte bleiben im Kontoverlauf; das Löschen ihrer Quelldateien entfernt sie nicht automatisch. Ob sie weiterhin erforderlich sind, wird bei einem Löschungs- oder Kontoschließungsantrag anhand der oben beschriebenen verbleibenden Bedürfnisse geprüft.
Kontodaten werden während der Nutzung aufbewahrt und nach der Schließung entsprechend denselben verbleibenden Erfordernissen. Supportanfragen bleiben bis zur Lösung gespeichert, danach nur, wenn Nachverfolgung oder Streitigkeiten dies erfordern. Eine vollständige selbstständige Kontolöschung ist derzeit nicht verfügbar. Senden Sie Ihren Antrag an guteneo@pieper.fr.
Die Betriebsüberwachung erfasst erfolgreiche Verbindungen, ihr Datum, das betroffene Konto und Mitglied, die Zugriffsart und das von Cloudflare geschätzte Land, sofern verfügbar. Dieses Register speichert weder IP-Adressen noch detaillierte Browserinformationen. Es ist dem Herausgeber für die Sicherheit und Überwachung des Dienstes vorbehalten. Verbindungsereignisse und Zugriffsprotokolle dieses Kontrollbereichs werden nach 90 Tagen nicht mehr angezeigt und anschließend durch die Wartung gelöscht.
Für jede Assistentenverbindung wird das Datum der letzten erfolgreichen Werkzeugnutzung bei der Verbindung gespeichert, um anzuzeigen, ob sie funktioniert. Diese Erfassung speichert nicht den Inhalt des Aufrufs. Sie können die Verbindung unter Mein Konto widerrufen, um weitere Zugriffe zu verhindern; für die Löschung dieses Verlaufs gilt das unten beschriebene Verfahren zur Ausübung Ihrer Rechte.
Sitzungen und vorübergehende Berechtigungen haben ein Ablaufdatum. Die Wartung entfernt abgelaufene Einträge. Tägliche Zähler für Inhaltsabrufe werden nach mehr als 31 Tagen bereinigt. Eine bereits an Empfänger, Assistenten oder Anbieter übermittelte Kopie unterliegt auch deren eigenen Aufbewahrungsregeln. Die Dateilöschung bei Guteneo ruft keine Sendung zurück.
Ihre Rechte ausüben
Sie können Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten sowie gegebenenfalls Datenübertragbarkeit verlangen. Sie können einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Diese Rechte können durch die Rechte anderer Personen, eine gesetzliche Verpflichtung oder die Notwendigkeit zur Klärung eines Vorgangs oder einer Streitigkeit begrenzt sein.
Schreiben Sie an guteneo@pieper.fr und geben Sie Ihr Anliegen und das betroffene Konto an. Zusätzliche Identitätsangaben werden nur bei begründeten Zweifeln und in angemessenem Umfang verlangt. Eine Antwort erfolgt innerhalb eines Monats. Bei komplexen oder zahlreichen Anfragen kann eine Verlängerung um höchstens zwei Monate erforderlich sein, die Ihnen innerhalb des ersten Monats erläutert wird.
Sie können die Erläuterungen der CNIL zu Ihren Rechten lesen und eine Beschwerde bei der CNIL einreichen. Diese Richtlinie wird aktualisiert, wenn sich der Dienst oder seine Verarbeitung ändert.