Vos données, vos droits.

Qui vous répond

Nicolas Pieper est responsable des traitements nécessaires au fonctionnement de Guteneo : comptes, accès, préparation et suivi des envois, sécurité et assistance. Vous pouvez le joindre à guteneo@pieper.fr, ou par courrier au 59 rue du général de Gaulle, 57330 Hettange-Grande, France.

Cette politique couvre le site et le service Guteneo, y compris ses connexions aux assistants. Si une organisation vous donne accès à son compte ou fournit vos coordonnées dans un document, elle demeure responsable des finalités de cette utilisation. Elle est votre premier interlocuteur pour le contenu qu’elle confie au service ; nous pouvons vous aider à identifier la demande concernée.

Les données utilisées

• Compte et connexions : identité et adresse électronique, appartenance au compte, rôle, connexions à des assistants, permissions, sessions et éventuels mandats de délégation.
• Documents : PDF transmis ou importés à votre demande, nom, taille, nombre de pages, empreinte du fichier et résultat des contrôles. Un contenu fourni pour créer un PDF, ses rendus et les images de pages demandées peuvent aussi être traités.
• Envois : expéditeur, destinataire, canal, options, devis, plafond, approbation ou délégation utilisée, statut, événements et référence du prestataire.
• Fonctionnement : crédit et réservations, consommation, traces d’accès et de sécurité, données techniques de connexion et échanges avec l’assistance.

Ces données proviennent de vous, des membres autorisés du compte, de l’assistant que vous connectez ou du prestataire qui retourne un statut. Guteneo reçoit les paramètres et fichiers transmis à ses outils ; connecter un assistant ne lui donne pas accès à toute votre conversation. Les informations retournées à cet assistant deviennent néanmoins accessibles à ce service selon ses propres règles.

Les données de compte nécessaires à l’authentification et les informations exigées pour l’envoi sont indispensables à ces fonctions. Sans elles, la connexion ou l’envoi ne peut pas aboutir. Fournissez seulement les données utiles et assurez-vous de pouvoir utiliser les documents et coordonnées de tiers.

Dans le connecteur ChatGPT, ne transmettez pas de données de carte de paiement soumises à PCI DSS, de données de santé protégées, d’identifiants gouvernementaux ni de secrets d’authentification. Les données personnelles sensibles ne sont pas admises dans ce parcours de la bêta. Un contrôle antivirus ne constitue pas un filtre de ces catégories.

Pourquoi et sur quelle base

La création du compte et l’exécution des fonctions que vous demandez reposent sur l’exécution du service : importer un document, le contrôler, établir un devis, recueillir l’autorisation, transmettre l’envoi et en restituer le suivi.

La prévention des abus, la protection des accès, le diagnostic des incidents et la conservation des éléments nécessaires à une contestation reposent sur l’intérêt légitime à exploiter un service sûr et à défendre les droits des personnes concernées. Pour les coordonnées de destinataires fournies par un utilisateur, cet intérêt comprend l’acheminement de sa correspondance autorisée. Vous pouvez vous opposer à ces traitements dans les conditions prévues par la réglementation.

Les demandes d’exercice de droits et les obligations légales applicables sont traitées pour respecter ces obligations. Une approbation d’envoi ou un mandat technique n’est pas un consentement général à réutiliser vos données pour d’autres finalités.

Les contrôles de document, de droits, de crédit et de destination peuvent bloquer automatiquement une opération. Vous pouvez demander une explication à l’assistance. Guteneo n’utilise pas ces contrôles pour établir un profil publicitaire.

Avec qui elles sont partagées

Les membres autorisés de votre compte accèdent aux informations selon leurs droits. L’éditeur peut traiter les informations nécessaires à l’assistance, à la sécurité et à l’exploitation. Les prestataires interviennent uniquement pour les fonctions concernées :

• Cloudflare : hébergement du site et du service, base de données, stockage de fichiers, traitements techniques et sécurité.
• Auth0 : authentification et gestion de la connexion.
• Telnyx : document et informations nécessaires à un fax lorsque ce canal est disponible et l’envoi autorisé.
• Pingen et les opérateurs postaux concernés : préparation, impression et acheminement du courrier. Le transfert d’un brouillon chez Pingen peut précéder l’ordre d’envoi ; il exige son autorisation distincte.
• Votre assistant connecté, par exemple ChatGPT : résultats des outils, métadonnées, contenu ou pages de document demandés, selon les permissions accordées.

Le destinataire final reçoit naturellement la correspondance autorisée. L’envoi d’e-mails par Guteneo et les achats de crédit ne sont pas ouverts dans cette version de la bêta.

Les bases et le stockage de documents Guteneo utilisent les options de juridiction européenne de Cloudflare. Cela ne garantit pas que tous les traitements de Cloudflare, Auth0, des prestataires d’envoi ou de l’assistant restent dans l’Union européenne. Leur intervention peut impliquer d’autres pays, notamment les États-Unis. Pour connaître les lieux et garanties de transfert applicables à votre utilisation et obtenir les informations disponibles sur ces garanties, contactez guteneo@pieper.fr. Aucune localisation européenne intégrale n’est annoncée.

Combien de temps

PDF stockés par Guteneo : leur suppression automatique devient possible 90 jours après leur création. Elle intervient lors d’un passage de maintenance, lorsque plus aucun envoi associé n’est en cours ou dans un état encore non résolu. Un envoi ouvert peut donc prolonger cette conservation. Ce mécanisme n’est pas une garantie de suppression à la minute ou au jour près ; conservez votre propre original.

La suppression du fichier n’efface pas automatiquement toutes ses métadonnées ni l’historique de l’envoi. Les références, statuts, approbations, mouvements de crédit et éléments d’audit sont conservés pour gérer les opérations, répondre aux demandes et établir ce qui s’est passé en cas de contestation. Leur nécessité est examinée lors d’une demande de suppression ou de clôture : les éléments devenus inutiles sont supprimés ou anonymisés ; une obligation applicable, une opération non résolue ou un litige peut justifier une conservation limitée aux éléments concernés et à sa durée nécessaire.

Les données de compte sont conservées pendant son utilisation, puis selon ces mêmes besoins résiduels à sa clôture. Les demandes d’assistance sont conservées jusqu’à leur résolution, puis seulement si leur suivi ou une contestation le nécessite. Il n’existe pas actuellement de suppression complète du compte en libre-service : adressez votre demande à guteneo@pieper.fr.

Les sessions et autorisations temporaires ont une date d’expiration ; la maintenance nettoie les entrées expirées. Les compteurs journaliers de consultation de contenu sont nettoyés au-delà de 31 jours. Une copie déjà transmise à un destinataire, à un assistant ou à un prestataire suit aussi ses propres règles de conservation ; supprimer le fichier chez Guteneo ne rappelle pas un envoi.

Cookies et sécurité

La connexion utilise des cookies de session et de protection du parcours d’authentification. Le navigateur peut aussi mémoriser votre préférence de connexion à un assistant. L’application n’intègre pas de traceur publicitaire. Les fournisseurs d’authentification et de sécurité peuvent traiter les informations techniques nécessaires à leurs fonctions.

L’accès au service est contrôlé par le compte, les rôles et les permissions. Les accès temporaires aux documents expirent et les PDF sont soumis aux contrôles configurés avant leur utilisation. Ces mesures réduisent les risques sans rendre tout incident impossible. N’envoyez pas de mot de passe, de jeton d’accès ni de secret à l’assistance.

L’aperçu public de démonstration utilise des données fictives dans la mémoire de l’onglet ; il ne transmet aucun courrier. Il est distinct du compte connecté et de ses documents persistants.

Exercer vos droits

Vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement ou la limitation du traitement de vos données, ainsi que leur portabilité lorsqu’elle s’applique. Vous pouvez vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime pour des raisons tenant à votre situation. Ces droits peuvent être limités par les droits d’autres personnes, une obligation légale ou la nécessité de régler une opération ou une contestation.

Écrivez à guteneo@pieper.fr en précisant votre demande et le compte concerné. Une information complémentaire d’identité ne sera demandée qu’en cas de doute raisonnable, de manière proportionnée. Une réponse est apportée dans un délai d’un mois ; en cas de demande complexe ou de demandes nombreuses, une prolongation maximale de deux mois peut être nécessaire et vous sera expliquée durant le premier mois.

Vous pouvez consulter les explications de la CNIL sur vos droits et adresser une réclamation à la CNIL. Cette politique sera actualisée si le service ou ses traitements évoluent.